In crescita il numero di law firm che ricorre al noleggio degli uffici
Soluzioni legali low cost,
ecco i temporary office

Trasformare l’ufficio da costo fisso a variabile. Si può fare, basta noleggiarlo e il risparmio è reale. In un periodo caratterizzato dall’incertezza dei mercati, budget ridotti e tagli delle spese, chi vuole intraprendere una nuova attività in proprio o allargare il suo business ha una grande opportunità per essere sulla piazza. Il giovane avvocato che assieme ai colleghi di università progetta una start-up, oppure lo studio affermato che vuole aprire una sede in una nuova città possono trovare una sede efficiente e flessibile nella gestione economica affittando la postazione di lavoro, risolvendo in poche ore un’operazione che richiede anche diverse settimane. In passato hanno fatto ricorso all’ufficio a noleggio grandi law firm internazionali come Orrick o Dewey Leboeuf, ma anche multinazionali del calibro di Google, Accenture, Glaxo Smith Kline, Ibm e Nokia. Infatti le società specializzate nell’affitto di uffici arredati e cablati stanno vivendo un momento di crescita nelle principali città italiane. Le soluzioni proposte vanno dai palazzi del centro storico ai moderni centri direzionali decentrati, ma serviti dai mezzi pubblici, e consentono di risparmiare parecchio in termini di tempo e denaro. Gli avvocati si stanno avvicinando a questa formula che consente di ridurre i costi di gestione dismettendo le sedi che non rendono per avviarne di nuove. Inoltre i clienti, soprattutto in questo momento storico, non saranno dispiaciuti nel vedere che il loro consulente legale presenta parcelle più basse perché ha dei costi infrastrutturali competitivi rispetto a chi deve mantenere dei palazzi monumentali nei centri storici. La presenza fisica e il contatto con il cliente è fondamentale in generale per tutti i liberi professionisti, in particolare per gli avvocati che devono anche avere un luogo idoneo per accogliere i loro assistiti. Ma i costi iniziali alle volte possono essere ostacoli insormontabili: l’affitto dell’immobile, l’arredamento, la segretaria, gli impianti telefonici, la connessione a internet, la cancelleria e la copisteria. Tutti elementi imprescindibili a cui si deve aggiungere la gestione ordinaria dell’immobile degli impianti di-luce, gas, acqua, aria condizionata e quella straordinaria di quando le cose si rompono, specializzata nell’affitto di appartamenti chiavi in mano. Tra le offerte di temporary office c’è quella di Regus, fondata nel 1998 e presente in 450 città nel mondo. In Italia può contare su 10 strutture: una a Torino, quattro a Roma e cinque Milano. A questi si è aggiunto da pochi mesi il sesto business center, un nuovo edificio di 7 piani in grado di accogliere 250 postazioni, nel pieno centro della città in via Santa Maria Valle, zona Carrobbio. «Il nostro servizio ha un grande punto di forza: la flessibilità assoluta», spiega Simone Stori, direttore commerciale e marketing di Regus per Italia, Israele e Malta, «i nostri clienti sono gli imprenditori e liberi professionisti ma anche studi legali internazionali e singoli avvocati che hanno fretta di iniziare il loro business e poco tempo per pensare alle questioni logistiche. Da noi l’ufficio è a disposizione sette giorni su sette per 24 ore e l’ambiente è completo: dall’arredamento, al cablaggio, ai servizi di segreteria e copisteria in un prezzo finale che viene calcolato a persona. Inoltre in questa cifra comprende la gestione dell’ufficio dalle pulizie, ai tecnici per i problemi informatici, fino al personale che si occupa della manutenzione di fotocopiatrici e stampanti di cui provvedono a smaltire i toner nella maniera prevista dalla legge. Tutti piccoli particolari obbligatori che all’inizio di una nuova avventura imprenditoriale sono marginali e rallentano il lavoro», dice Stori che aggiunge, «rivolgersi ad una società di temporary office significa avere più garanzie sul futuro, nel senso che all’inizio sono diverse le variabili, da un lato l’attività può non decollare, quindi si naviga a vista, ma molti nostri clienti hanno temporeggiato sulla location perché nel giro di due anni hanno raddoppiato i loro numeri. Se avessero affittato un ufficio piccolo avrebbero avuto il problema di traslocare, quindi uno spreco di risorse. Per questo da Regus vengono molte società, italiane e straniere, che desiderano aprire una nuova sede ma prima vogliono capire il mercato e avere il tempo per fare la scelta giusta». I clienti di Regus sono aziende medio-grandi 40%, multinazionali 25%, start up 20%, aziende in fase di rilocazione 10%, altri 5%. «Da noi non deve rimanere nessuno, sono tutti in transito», dice Stori, «qualche anno fa il periodo in cui si stava in affitto era più basso, 6 mesi un anno, ultimamente si è allungata la permanenza media, questo significa che siamo competitivi rispetto all’offerta del mercato immobiliare». Un’altra società specializzata nell’affitto di uffici e appartamenti è Halldis, presieduta da Leonardo Ferragamo. Il suo core business sono i service apartment (appartamenti pronti all’uso) per i manager nelle principali città italiane, ma a Milano, da quasi 3 anni, hanno avviato la Conca del Naviglio, un business center in grado di ospitare circa 40 persone. «Abbiamo realizzato la Conca del Naviglio come servizio aggiuntivo alle nostre offerte su richiesta dei clienti che ci chiedevano un luogo dove lavorare e incontrare i clienti», spiega Pietro Martani, amministratore delegato di Halldis presente con 700 appartamenti serviti e assistiti in 12 città italiane e in Europa a Bruxelles, Francoforte, Parigi e Ginevra. «Abbiamo molti clienti e una buona parte sono avvocati stranieri che apprezzano molto il business center. La struttura è sempre a regime tanto che vorremmo farne un secondo a Milano e forse uno a Roma. In Europa stiamo valutando di aprire la divisione degli uffici a Bruxelles e Francoforte e Ginevra». Ci sono diverse formule di pagamento che consentono un utilizzo programmato come il pay per use. Il prezzo è di 500 euro al mese per postazione e include luce, internet, pulizie, accoglienza, spazi comuni, arredamento (accesso ai servizi extra a pagamento come sale riunioni, fax, fotocopie, segretarie, traduzioni, catering). Sono previste anche formule da 150 euro per affittare un ufficio da 2-3 persone per l’intera giornata.
Il business center di Conca del Naviglio offre quattordici uffici arredati e cablati, aria condizionata individuale, riscaldamento modulabile, servizi telefonici tecnologici, voicemail e connessione internet ad alta velocità. Ci sono postazioni individuali all’interno di un ufficio condiviso che permette di sviluppare al meglio la propria attività godendo di uno spazio sociale. Inoltre sono a disposizione sale riunioni, aule, show rooms, due sale conferenze, ciascuna da 20 persone. Inoltre c’è l’open space: uno spazio di 95 mq che può essere personalizzato in funzione delle proprie esigenze, dalla sfilata di moda al Cocktail party, alle mostre. Infine, è disponibile il servizio catering: un pacchetto completo per viaggi d’affari disponibile su richiesta che include le prenotazioni di alberghi e ristoranti, pranzi d’affari in sede, oppure snack veloci.

Studio di proprietà o in affitto? Ecco quanto si potrebbe risparmiare,
secondo Halldis

I prezzi sono calcolati sulla base di un periodo di locazione di un anno.
fonte: http://www.conca.halldis.com/languages/it/index.shtml

Pagine a cura DI LORENZO MORELLI

ITALIA OGGI Sette - Lunedì 27 Aprile, 2009